TATA LAKSANA ORGANISASI REUNI PERAK

Berikut ini hasil "Rembug Barenk Sampek Matenk " berupa ketentuan, policy dan keputusan-keputusan terkait acara Reuni Perak 2010 nanti.

Diputuskan bahwa Reuni Perak akan diselenggarakan oleh Suatu Kepanitiaan yang terdiri dari Steering Commitee (SC) dan Organizing Commitee (OC). Kepanitiaan ini menjalankan tugasnya berdasarkan keputusan rapat Forum 85 pada tanggal 28 Maret 2009 lalu. Agar ada kejelasan dan kemudahan dalam mengorganisasikan kegiatan ini, berikut ini penjelasan tata laksana organisasi REUNI PERAK 2010:

A. Kebijakan Forum 85 tentang Reuni Perak
1. Penetapan dan Pemilihan "Tema, Waktu dan Jenis Kegiatan Reuni Perak" adalah didasarkan kepada penilaian terhadap usulan masing-masing kelas. Oleh sebab itu bagi koordinatopr kelas mohon segera mengirimkan usulannya kepada SC sebab tanggal 13 april, SC sudah harus menetapkan pilihannya. Kegiatan minimal yang harus terselenggara dalam reuni perak nanti adalah "Kegiatan Malam Temu Alumni" dan Kegiatan dengan civitas akademika.

Forum 85 menyarankan sebaiknya panitia reuni juga mempertimbangkan masukan/ide dari civitas akademika (guru & osis) mengenai kegiatan reuni perak nanti.

2. Sumber dana reuni dapat di galang dari : alumni 85 sendiri, alumni smansa pusat dan pihak ketiga (sponsor dan masyarakat). Khusus untuk penggalangan dana alumni smansa pusat dan pihak ketiga, panitia perak harus membuat proposal program sponsorship secara tertulis terlebih dahulu yang disetujui oleh SC dan pengurus forum 85.

3. Dana yang masuk dan keluar di kelola dengan kaidah keuangan yang lazim dan transparan dan di dalam 1 rekening tersendiri, yang dibuat sebagai rekening join account minimal antara personil SC dan Ketua OC.

4. SC & OC diberi "bridging finance" oleh Forum 85 sebesar Rp.13.750.000m,- berupa tunai Rp.10 juta (untuk iklan dan proposal) dan Rp 3,75juta berupa barang (spanduk, kop suratdll, form isian alumni,CD jadul,data base alumni)

5. Mengenai pemilihan waktu , panitia harus mempertimbangkan waktu libur nasional, libur harpitnas, tidak bentrok dengan kegiatan ujian sekolah dll, sehingga diharapkan reuni perak nanti dapat dihadiri minimal 80% alumni.

6. Semua aktifitas kepanitiaan dan progressnya wajib dilaporkan secara tertulis setiap akhir bulan (mulai Mei 2009) melalui milis 85 serta dilaporkan secara rapat resmi kepada Pengurus Forum 85 minimal sebanyak 3 kali pertemuan. Yaitu pada bulan, Agustus 09, Nopember 09, Januari 2010.

7. Pengurus Forum Alumni 85 dalam persiapan reuni perak ini juga tidak tinggal diam, kita tetap menjalankan fungsinya sebagai konsolidator dengan mengadakan kegiatan "temu alumni" kecil dan ringan setiap bulan, membuka networking ke pihak lain yang terkait, memprovokasi partisipasi melalui milis dan blog, memberikan ide-ide, menjalin hubungan dengan alumni pusat dll.

8. SC diberi waktu sampai tgl 13 April 09 untuk menyelesaikan tugas-tugas yg diamanahkan oleh Forum 85 (lihat poin B di bawah)

B.Tugas dan Kewenangan SC

1. Tugas SC:
a) Melengkapi lembaganya hingga 10 orang wakil kelas (Koordinator Agung Martono)
b) Menggalang kembali masukan dari kelas-kelas ttg usulan Reuni Perak.
c) Menetapkan Tema, Policy Program dan Time Table Kegiatan Reuni Perak
d) Menominasikan personil inti kepanitiaan OC (Ketua, Bendahara,dan sekretaris)kepada Forum 85 melalui milis 85. Minimal masing-masing posisi 2 nominator.
e) Memandu OC untuk menyusun proposal lengkap Reuni Perak termasuk terms "sponsorship" selambat-lambatnya akhir Juni 2009.
f) Menyelenggarakan rapat bersama OC & Forum 85, minimal 6 kali yaitu bulan Juni 09 , Nop 09, Januari 2010, dan 3 kali pertemuan mendekati reuni perak.
g) melaporkan perkembangan persiapan reuni perak secara tertulis kepada Forum 85 melalui milis 85 atau website khusus reuni, termasuk laporan jumlah perolehan dana reuni.
h) memastikan bahwa program kegiatan reuni perak dapat berlangsung dengan baik dan sukses

2. Kewenangan SC
a) membentuk kepanitiaan OC, dengan cara mengajukan nominator personil OC kepada Forum
b) menyusun tugas dan kewenangan OC, termasuk ketentuan-ketentuan tata organisasi OC
b) berhak hadir dan terlibat dalam rapat OC
c) menetapkan tema, policy program reuni dan tata laksana waktu
d) menetapkan proposal final reuni perak yang dibuat oleh OC
e) mengawasi tertib organisasi dan kinerja kepanitiaan OC termasuk mengawasi tata kelola keuangan OC
f) menyetujui dan tidak menyetujui alokasi penggunaan dana oleh OC
g) ikut sebagai pihak yang menandatangai cek/giro/ rekening tabungan Panitia Reuni Perak

C.Tugas dan Kewenangan
Pada prinsipnya OC adalah lembaga pelaksana operasional yang menjalankan tugas berdasarkan ketentuan yang disusun oleh SC. Jadi SC adalah konseptor sedangkan OC adalah executor. Keduanya musti kompak agar reuni perak ini dapat terselenggra dengan baik.

OC sebaiknya melibatkan seluruh wakil kelas, namun bilamana ada kesulitan untuk mendapatkan personil OC, maka SC diberi kewenangan untuk menominasikan siapapun, termasuk dari pihak luar (outsourcing)

Bagaimana detil tugas dan kewenangan OC, akan disusun ketentuannya oleh SC.
Demikian uraian tentang tata laksana organisasi reuni perak, atas perhatiaanya terima kasih.

Jabat Erat,
Forum Alumni 85 SMA 1 Semarang

AYA
Ketua